Datenschutzerklärung

Stand: 28. August 2026

Der Schutz personenbezogener Daten ist mir wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten auf heiko-gaertner.com und im Zusammenhang mit den dort angebotenen Leistungen verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung beruht und welche Rechte betroffene Personen haben.

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Heiko Gärtner
Hauptstraße 67
86694 Niederschönenfeld
Deutschland
Telefon: +49 174 8568656
E-Mail: mentor@waterfalljourney.com
Alternative E-Mail: heikogaertner@email.de

Für Datenschutzanfragen können die vorstehenden Kontaktdaten verwendet werden. Die bisherige Bezeichnung des Verantwortlichen als „Datenschutzbeauftragter“ wird nicht als Aussage über eine förmliche Benennung im Sinne der Art. 37 ff. DSGVO verwendet.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Vorgang kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) in Betracht. Berechtigte Interessen können insbesondere in einem sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb der Website, der Abwehr von Missbrauch sowie der Bearbeitung allgemeiner Anfragen liegen.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

3. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten

Angaben zu Diagnosen, Befunden, Symptomen, Medikamenten, Therapien, Krankheitsverläufen, psychischer Gesundheit oder vergleichbaren gesundheitlichen Umständen können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO sein und unterliegen einem besonderen Schutz.

Bitte übermittle über allgemeine Kontakt-, Termin-, Newsletter- oder Bestellformulare keine Diagnosen, Befunde, Arztbriefe, Medikamentenlisten oder sonstigen ausführlichen Gesundheitsdaten. Für eine erste Kontaktaufnahme sind solche Angaben nicht erforderlich.

Soweit im Rahmen eines individuell vereinbarten Mentorings Gesundheitsdaten tatsächlich erforderlich und von dir freiwillig mitgeteilt werden, erfolgt ihre Verarbeitung nur auf einer hierfür zulässigen Grundlage. Da das Mentoring keine medizinische Behandlung ist, wird für die Verarbeitung solcher Angaben grundsätzlich eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO eingeholt. Ergänzend kann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des vereinbarten Mentorings einschlägig sein. Eine Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten wird nicht durch die bloße Akzeptanz von AGB oder durch den bloßen Besuch der Website ersetzt.

Wird eine Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten widerrufen, werden die hiervon erfassten Daten nicht weiter auf dieser Grundlage verarbeitet. Soweit die betreffenden Informationen für einen konkreten Teil der Begleitung erforderlich sind, kann dieser Teil anschließend gegebenenfalls nicht fortgeführt werden. Gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bleiben unberührt.

4. Aufruf der Website, Server-Logfiles und Sicherheit

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie Status- und Fehlermeldungen gehören. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Stabilität, Fehleranalyse und IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsabwehr erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten eine längere Aufbewahrung verlangen.

5. Cookies, lokale Speicher und Einwilligung nach § 25 TDDDG

Die Website und eingebundene Dienste können Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen oder Informationen im Endgerät speichern bzw. auslesen. Soweit dies für den ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst unbedingt erforderlich ist, kann § 25 Abs. 2 TDDDG einschlägig sein. Für nicht technisch erforderliche Analyse-, Marketing- und vergleichbare Technologien ist grundsätzlich eine vorherige Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine Ablehnung nicht erforderlicher Technologien darf die Nutzung der wesentlichen, nicht einwilligungsbedürftigen Website-Funktionen nicht verhindern. Einwilligungen müssen freiwillig sein und können für die Zukunft widerrufen werden. Wo ein eingebetteter Drittanbieter erst nach einer aktiven Auswahl geladen wird, entsteht die Verbindung zu diesem Anbieter erst mit dieser Auswahl.

6. Allgemeine Kontaktaufnahme und Kontaktformulare

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular werden die von dir mitgeteilten Daten zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Bei vertragsbezogenen oder vorvertraglichen Anliegen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage; bei sonstigen allgemeinen Anfragen kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Freiwillige Zusatzangaben werden nur verarbeitet, soweit dies für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist.

Kontaktformulare können technisch über WordPress/Jetpack von Automattic bereitgestellt werden. Dabei können Formulardaten und technische Metadaten über die hierfür eingesetzten Systeme verarbeitet werden. Eine Übernahme allgemeiner Kontaktanfragen in zusätzliche CRM-Systeme erfolgt nur, soweit dies für den jeweiligen Prozess vorgesehen und rechtlich zulässig ist.

Wenn du trotz des Hinweises im allgemeinen Kontaktformular unaufgefordert Gesundheitsdaten übermittelst, werden diese nicht für Werbung oder Profilbildung verwendet. Soweit keine zulässige Grundlage für ihre weitere Verarbeitung besteht, werden sie nicht weitergehend genutzt und nach den anwendbaren Löschregeln entfernt.

7. Terminvereinbarung mit Calendly

Für die Terminvereinbarung kann Calendly eingesetzt werden. Anbieter ist Calendly LLC, USA. Beim Öffnen des Terminplaners werden die für die Buchung eingegebenen Kontaktdaten, Termindaten sowie technische Verbindungsdaten durch Calendly verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Übermittlung zur von dir gewünschten Terminvereinbarung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit die Einbettung oder nicht notwendige Speicherzugriffe eine Einwilligung erfordern, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG maßgeblich.

Bitte trage in Calendly keine Befunde, Diagnosen oder ausführlichen Gesundheitsinformationen ein. Bei einer Übermittlung in die USA werden – je nach konkreter Verarbeitung und Anbieterstatus – die nach Kapitel V DSGVO vorgesehenen Transferinstrumente herangezogen, insbesondere ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.

8. HubSpot und kostenfreie Inhalte

Für einzelne Formulare und die Bereitstellung kostenfreier Inhalte kann HubSpot eingesetzt werden. Dabei werden die in das jeweilige Formular eingegebenen Kontaktdaten sowie technische Metadaten verarbeitet, um den angeforderten Inhalt bereitzustellen und den Vorgang zu verwalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur angeforderten Leistung erforderlich ist.

Ein Newsletter oder sonstige elektronische Direktwerbung wird hiervon getrennt behandelt. Soweit dafür eine Einwilligung erforderlich ist, wird sie separat und ausdrücklich eingeholt; die bloße Anforderung eines kostenfreien Inhalts ersetzt eine solche Marketing-Einwilligung nicht. Für internationale Datenübermittlungen gelten die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.

9. Newsletter und elektronische Direktwerbung

Wenn du dich ausdrücklich für einen Newsletter oder vergleichbare elektronische Informationen anmeldest, werden die hierfür erforderlichen Kontaktdaten zum Versand und zum Nachweis der Einwilligung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit den anwendbaren Vorschriften über elektronische Werbung. Die Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden, insbesondere über einen Abmeldelink oder durch Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

Sensible Gesundheitsangaben werden nicht zur Bildung von Werbe- oder Newslettersegmenten verwendet, sofern hierfür keine eigenständige und rechtlich tragfähige Grundlage besteht.

10. Shop, WooCommerce, Bestellungen und Kundenkonto

Für den Online-Shop wird WooCommerce eingesetzt. Bei einer Bestellung werden insbesondere Name, Kontakt- und Rechnungsdaten, bestellte Produkte oder Leistungen, Preis- und Zahlungsstatus sowie – soweit erforderlich – Lieferdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Freitextfelder im Checkout sind nicht für Gesundheitsdaten bestimmt.

Technisch notwendige Warenkorb-, Sitzungs- und Sicherheitsfunktionen können Cookies oder ähnliche Speichermechanismen einsetzen. Soweit sie für den ausdrücklich gewünschten Shop- oder Checkout-Vorgang unbedingt erforderlich sind, richtet sich der Zugriff auf das Endgerät nach § 25 Abs. 2 TDDDG.

11. Zahlungsdienstleister

Bei Auswahl eines externen Zahlungsdienstes werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an den ausgewählten Anbieter übermittelt. Auf der Website können insbesondere PayPal und Amazon Pay sowie weitere im Checkout angezeigte Zahlungsdienste angeboten werden. Für die Zahlungsabwicklung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO maßgeblich; gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten können zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO begründen. Für die eigene Verarbeitung des Zahlungsdienstleisters gelten ergänzend dessen Datenschutzinformationen.

12. WordPress.com, Jetpack, Akismet, Gravatar und Automattic-Dienste

Die Website nutzt Funktionen aus dem WordPress-/Jetpack-Umfeld der Automattic-Unternehmensgruppe. Je nach aufgerufener Funktion können technische Nutzungsdaten, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Formularinformationen, Statistikdaten oder – bei Gravatar – eine aus der E-Mail-Adresse abgeleitete Kennung verarbeitet werden. Akismet kann der Spam- und Missbrauchsabwehr dienen. Jetpack kann technische Website-, Formular- und Statistikfunktionen bereitstellen.

Technisch erforderliche Verarbeitungen stützen sich, soweit einschlägig, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nicht notwendige Statistik- oder Trackingfunktionen bedürfen einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und gegebenenfalls § 25 Abs. 1 TDDDG. Bei Übermittlungen in Drittländer gelten Art. 44 ff. DSGVO.

13. Google-Dienste: Tag Manager, Analytics und Ads

Auf der Website sind technische Komponenten von Google eingebunden, insbesondere Google Tag Manager sowie – je nach Konfiguration – Mess- und Werbefunktionen von Google Analytics und Google Ads. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist regelmäßig Google Ireland Limited. Diese Technologien können IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Seitenaufrufe, Interaktionen und pseudonyme Kennungen verarbeiten.

Nicht technisch erforderliche Analyse- und Werbemessungen dürfen nur nach vorheriger Einwilligung aktiviert werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Gesundheitsdaten aus Formularen oder Mentoringinhalten sind nicht für die Übermittlung an Google-Werbe- oder Analysesysteme bestimmt.

14. Meta Pixel / Facebook und Instagram

Auf der Website können Marketingtechnologien von Meta Platforms Ireland Limited eingesetzt werden, insbesondere im Zusammenhang mit Facebook und Instagram. Hierdurch können Seitenaufrufe, Geräte- und Browserdaten, IP-Adresse, Cookie- oder ähnliche Kennungen sowie Interaktionen verarbeitet werden. Soweit Meta und der Websitebetreiber für einzelne Verarbeitungen gemeinsam verantwortlich sind, gelten zusätzlich die entsprechenden Vereinbarungen von Meta.

Marketing- und Conversion-Tracking wird rechtlich auf eine vorherige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG gestützt. Gesundheitsdaten, Diagnosen, Befunde, Formulareingaben mit Gesundheitsbezug oder sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nicht für die Übermittlung an Meta bestimmt. Auf Seiten mit Gesundheitsbezug ist bereits der Seitenkontext besonders sensibel und muss bei der technischen Konfiguration des Trackings berücksichtigt werden.

15. TikTok- und Pinterest-Marketingtechnologien

Auf der Website können Marketing- oder Conversion-Technologien von TikTok und Pinterest technisch eingebunden sein. Dabei können Geräte- und Browserinformationen, IP-Adresse, Seitenaufrufe, Interaktionen und pseudonyme Kennungen verarbeitet werden. Nicht technisch erforderliche Marketingverarbeitung setzt eine vorherige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG voraus. Gesundheitsbezogene Formulardaten oder Mentoringinhalte sind nicht für die Übermittlung an diese Werbenetzwerke bestimmt.

16. YouTube und eingebettete Medien

Einzelne Seiten können Videos von YouTube oder andere externe Medien einbetten. Beim Laden eines externen Players kann eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter hergestellt werden, wobei insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten sowie Nutzungsinformationen verarbeitet werden können. Wo möglich wird für YouTube der erweiterte Datenschutzmodus verwendet. Soweit das Laden des Players oder damit verbundene Speicherzugriffe nicht technisch erforderlich sind, erfolgt die Aktivierung erst nach Einwilligung.

17. Externe Schriftarten, CDNs, Übersetzungs- und Barrierefreiheitsfunktionen

Zur Darstellung, Übersetzung und Barrierefreiheit können externe technische Ressourcen geladen werden, etwa Schriftarten aus dem WordPress.com-/Automattic-Umfeld oder Ressourcen von eingesetzten Website- und Accessibility-Diensten. Beim Abruf externer Ressourcen wird regelmäßig die IP-Adresse an den jeweiligen Server übermittelt. Solche Einbindungen werden nach dem Grundsatz der Datenminimierung eingesetzt und sollen, soweit praktikabel, lokal oder einwilligungsschonend bereitgestellt werden.

18. Social-Media-Links und externe Profile

Die Website enthält Links zu externen Profilen und Plattformen, insbesondere Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest, TikTok und weiteren sozialen Netzwerken. Ein normaler Link übermittelt grundsätzlich erst beim Anklicken Daten an die Zielplattform. Soweit darüber hinaus eingebettete Social-Media-Skripte oder Widgets eingesetzt werden, gelten für nicht notwendige Zugriffe die oben dargestellten Einwilligungsanforderungen.

19. Empfänger, Auftragsverarbeiter und internationale Datenübermittlungen

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen internen Stellen und externen Dienstleister, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Dazu können insbesondere Hosting- und IT-Dienstleister, Website- und Formularanbieter, Termin- und Kommunikationsdienste, Zahlungsdienstleister, Buchhaltung/Steuerberatung sowie – nur nach entsprechender Rechtsgrundlage – Analyse- und Marketinganbieter gehören. Auftragsverarbeiter werden, soweit gesetzlich erforderlich, auf Grundlage von Art. 28 DSGVO eingebunden.

Werden Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, erfolgt die Übermittlung nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Anbieter kommen insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO – einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, soweit der konkrete Empfänger wirksam zertifiziert ist – oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln, in Betracht.

20. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verteidigungsinteressen eine weitere Speicherung rechtfertigen. Vertrags-, Rechnungs- und Geschäftsdaten können aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorschriften länger aufzubewahren sein. Kontaktanfragen werden nach abschließender Bearbeitung und Ablauf gegebenenfalls erforderlicher Nachweisfristen gelöscht. Einwilligungsnachweise werden so lange aufbewahrt, wie dies zum Nachweis der rechtmäßigen Verarbeitung erforderlich ist.

21. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO für die Zukunft widerrufen werden.

Wenn eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, besteht unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben. Gegen Direktwerbung kann jederzeit Widerspruch eingelegt werden.

22. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für nichtöffentliche Stellen mit Sitz in Bayern ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach zuständig. Unabhängig davon kannst du dich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

23. Automatisierte Entscheidungen

Es finden auf dieser Website keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, soweit nicht bei einem konkreten Dienst ausdrücklich etwas anderes mitgeteilt wird.

24. Datensicherheit

Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Die Übertragung der Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS. E-Mail-Kommunikation kann je nach beteiligten Mailservern dennoch keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleisten; besonders sensible Unterlagen sollten daher nicht unaufgefordert per normaler E-Mail übermittelt werden.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich eingesetzte Dienste, Datenflüsse oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.